업무 자동화, AI로 무엇부터 줄일 수 있나

• 업무 자동화가 지금 잘 되는 자리는 모양이 반복되는 일입니다
• 넘길지 말지는 자주 하는가 · 모양이 같은가 · 되돌릴 수 있는가로 가립니다
• 진짜 비용은 만드는 데가 아니라 멈춘 것을 알아채는 데 있습니다

업무 자동화를 검색해서 들어오신 분은 대체로 세 가지가 궁금합니다. 지금 AI 로 어디까지 되는지, 내가 하는 일 가운데 무엇을 먼저 넘겨야 하는지, 그리고 넘긴 다음에는 무엇이 남는지입니다. 세 번째는 잘 묻지 않으시는데 실제로는 가장 오래 괴롭히는 쪽입니다. 일을 넘기면 손은 줄어들지만, 그 대신 지켜봐야 할 것이 하나 새로 생깁니다.

제 자리를 먼저 밝히겠습니다. 이 블로그는 글과 도해와 대표 이미지를 AI 로 만들어 자동으로 발행합니다. 집에 둔 나스 위에 그 과정을 직접 올려 돌리고 있습니다. 여덟 해 넘게 켜 둔 기계입니다. 그러니 남의 회사 일을 대신 자동화해 본 사람은 아니고, 제 일 하나를 기계에 넘겨 놓고 그것이 조용히 서 있는 것을 여러 번 본 사람입니다. 이 글에서 드리는 말은 거기까지입니다.

그래서 이 글은 무엇을 자동화할 수 있는가보다 넘긴 일이 멈췄을 때 어떻게 알 것인가에 무게를 둡니다. 먼저 지금 되는 쪽과 아직 약한 쪽을 가릅니다. 그다음 넘길 일을 고르는 기준 셋을 정하고, 표를 다루는 일부터 시작하는 이유를 봅니다. 이어서 이 글의 중심인 멈춤을 알아채는 자리를 이야기하고, 마지막으로 무엇부터 손에 잡으면 되는지 순서를 적습니다.

업무 자동화는 지금 어디까지 되나요?

먼저 되는 쪽입니다. 정해진 모양이 반복되는 일은 이미 꽤 넘길 수 있습니다. 같은 양식에 옮겨 적는 일, 들어온 것을 종류별로 나누는 일, 긴 글을 짧게 줄이는 일, 파일 이름을 규칙대로 바꾸는 일입니다. 공통점은 들어오는 것이 조금 달라져도 해야 할 동작은 거의 같다는 것입니다. 그래서 설명을 한 번 적어 두면 다음부터는 그 설명을 다시 쓸 수 있습니다.

이런 일이 잘 넘어가는 까닭은 판단이 적기 때문입니다. 사람이 하는 일 안에도 머리를 거의 쓰지 않고 손만 움직이는 구간이 있습니다. 그 구간은 설명만 정확히 적어 주면 기계가 비슷하게 해냅니다. 오히려 덜 지치고 덜 빼먹습니다. 사람은 같은 일을 열 번 하면 뒤로 갈수록 성의가 떨어지지만 기계는 그렇지 않습니다. 반대로 사람이라면 금방 눈치챘을 이상한 값을 그대로 지나치기도 합니다.

아직 약한 쪽도 분명합니다. 매번 판단이 달라지는 일은 넘기기 어렵습니다. 같은 자료를 놓고도 상황에 따라 답이 달라지는 일, 그리고 사람에게 책임이 돌아가는 결정이 그렇습니다. 누구에게 얼마를 보낼지, 어떤 제안을 받아들일지, 문제가 생겼을 때 무엇을 먼저 포기할지는 사람이 쥐고 있어야 합니다. 이런 일은 기계가 못 해서 두는 것이 아니라, 틀렸을 때 설명할 사람이 있어야 해서 두는 것입니다.

정리하면 지금의 선은 모양에 그어져 있습니다. 모양이 반복되면 기계 쪽이고, 모양이 매번 바뀌면 사람 쪽입니다. 어디까지 되는지 묻기 전에 내 일을 이 선 위에 하나씩 올려 보는 편이 빠릅니다. 올려 보면 통째로 넘길 일은 거의 없고, 한 일 안에서도 넘길 구간과 둘 구간이 섞여 있다는 것이 보입니다.

무엇을 자동화하면 되고, 무엇은 두어야 하나요?

가르는 기준은 셋입니다. 자주 하는가, 모양이 같은가, 틀렸을 때 되돌릴 수 있는가입니다. 셋 다 예일 때만 넘기고, 하나라도 아니오라면 손에 두는 쪽이 낫습니다. 이 기준은 일의 종류를 묻지 않습니다. 그래서 처음 보는 일에도 그대로 댈 수 있습니다. 셋 가운데 마지막 하나가 가장 자주 무시됩니다.

첫째, 자주 하는가입니다. 어쩌다 한 번 하는 일은 넘겨도 남는 것이 적습니다. 만드는 데 들인 시간이 돌아오지 않고, 오래 쓰지 않다 보면 어느새 고장 난 채로 놓여 있습니다. 자주 하는 일일수록 고장도 빨리 들통납니다. 날마다 돌아가는 것이 서면 그날 알지만, 달에 한 번 돌아가는 것이 서면 다음 달까지 모릅니다.

둘째, 모양이 같은가입니다. 들어오는 것이 매번 다른 꼴이면 기계는 금방 헷갈립니다. 넘기기 전에 들어오는 것의 모양을 하나로 맞춰 두면 그다음이 훨씬 쉬워집니다. 자동화가 안 되는 일처럼 보였던 것이 실은 들어오는 것이 지저분했던 일인 경우가 많습니다. 모양을 맞추는 일 자체가 이미 절반입니다.

셋째, 틀렸을 때 되돌릴 수 있는가입니다. 이것이 가장 무겁습니다. 원본이 남아 있고 결과를 지우고 다시 만들 수 있는 일은 마음 편히 넘겨도 됩니다. 반대로 돈이 나가거나 메일이 나가는 일은 한 번 나가면 되돌릴 수 없습니다. 이런 일은 끝까지 자동으로 두지 말고 마지막에 사람이 한 번 보게 남겨야 합니다. 앞의 준비는 다 기계가 하고, 내보내는 단추만 사람이 누르는 모양이면 충분합니다.

엑셀 같은 반복 작업부터 해도 되나요?

표를 다루는 일은 시작하기 좋은 자리입니다. 많은 분이 가장 먼저 떠올리는 곳이기도 하고, 앞에서 본 기준 셋에도 대체로 잘 맞습니다. 그래서 첫 자동화를 여기서 시작하면 끝까지 가 볼 가능성이 큽니다. 작게 성공한 경험이 하나 생기면 다음 일을 넘기는 것이 훨씬 수월해집니다.

이유는 셋입니다. 모양이 같습니다. 칸과 줄이 정해져 있으니 어디를 봐야 하는지 헷갈릴 일이 적습니다. 결과를 눈으로 바로 확인할 수 있습니다. 엉뚱한 값이 들어가면 줄을 훑어보기만 해도 티가 납니다. 그리고 틀려도 원본이 남아 있습니다. 사본에서 작업하면 잘못되어도 버리고 다시 하면 됩니다.

다만 꼭 짚을 것이 있습니다. AI 는 모르는 칸을 비워 두지 않고 그럴듯한 값으로 채워 넣을 때가 있습니다. 글이라면 어색해서 눈에 걸리지만 숫자는 그렇지 않습니다. 지어낸 값도 표 안에 들어가면 나머지와 똑같이 생겼습니다. 글씨 크기도 같고 자리도 맞습니다. 그래서 한참 뒤에 다른 곳에서 터집니다.

그래서 표를 맡길 때는 결과만 보지 말고 원본과 대조하는 단계를 같이 만들어야 합니다. 줄 수가 맞는지, 합이 맞는지, 비어 있던 칸이 언제부터 채워졌는지를 봅니다. 이 대조를 빼면 표 자동화는 틀린 값을 아주 빠르게 퍼뜨리는 장치가 됩니다. 손으로 할 때는 틀려도 한 줄이었지만, 넘긴 뒤에는 수백 줄이 한꺼번에 틀립니다.

자동화가 멈추면 어떻게 아나요?

사람이 하던 일은 안 하면 바로 티가 납니다. 옆자리에서 묻고, 받을 사람이 기다리고, 쌓인 것이 눈에 보입니다. 자동으로 돌던 일은 조용히 멈춥니다. 아무도 묻지 않고 아무 소리도 나지 않습니다. 멈췄다는 사실 자체가 아무 데도 적히지 않기 때문입니다. 잘 돌아갈 때와 서 있을 때의 겉모습이 똑같습니다.

겪은 이야기를 하겠습니다. 이 블로그의 발행 과정이 지난달에 여러 번 조용히 멈췄습니다. 그런데 글은 예약된 대로 나가고 있었습니다. 그래서 겉으로는 아무 문제가 없어 보였습니다. 뒤에서 도는 일이 서 있었는데도 앞쪽은 멀쩡했습니다. 미리 쌓아 둔 것이 나가는 동안은 아무 일도 없는 것처럼 보입니다.

며칠이 지나서야 알았습니다. 알게 된 계기도 멈춤을 알려 준 무엇이 아니라, 다른 일을 하다가 우연히 들여다본 것이었습니다. 그때 깨달은 것은 제가 만든 것이 돌아가는 장치였을 뿐 돌아가는지 알려 주는 장치는 아니었다는 점입니다. 만드는 데에는 여러 날을 썼는데 멈춤을 알아채는 데에는 한 줄도 쓰지 않았습니다. 만들 때는 잘 돌아가는 그림만 머리에 있었습니다.

그 뒤로 바꾼 것은 하나입니다. 마지막으로 돌아간 때를 날마다 눈으로 보는 자리를 따로 만들었습니다. 잘 돌았는지 묻는 대신 언제 마지막으로 돌았는지만 봅니다. 그 값이 어제가 아니면 무언가 서 있는 것입니다. 보는 데 몇 초도 걸리지 않습니다. 이 자리를 만든 뒤로는 멈춤을 여러 날이 아니라 하루 안에 알게 되었습니다.

처음부터 크게 만들면 왜 안 되나요?

여러 단계를 한꺼번에 이어 붙이면 어디서 틀어졌는지 못 찾습니다. 앞에서 잘못 읽은 것이 중간에서 모양을 바꾸고 끝에서 엉뚱한 결과로 나옵니다. 끝만 보고 있으면 어디가 잘못됐는지 알 수 없습니다. 고칠 곳을 찾는 데 만드는 것보다 더 긴 시간이 들어갑니다.

처음부터 크게 만들고 싶은 마음은 저도 압니다. 한 번에 다 이어 놓으면 손이 아주 많이 줄어드는 그림이 그려집니다. 그런데 그 그림 안에는 고장이 없습니다. 고장이 들어오는 순간 전체를 다 뜯어 봐야 하는 덩어리가 됩니다. 그러다 한 번 크게 헤매면 다시 손으로 돌아가게 됩니다.

그래서 한 단계씩 넘깁니다. 한 단계를 넘기면 거기서 멈춰 서서 손으로 하던 때와 결과가 같은지 대조합니다. 같으면 다음 단계로 가고, 다르면 그 단계 안에서만 찾습니다. 찾아야 할 곳이 좁을수록 고치는 시간이 짧아집니다. 대조할 때 쓴 기준은 버리지 말고 적어 두십시오. 다음에 또 쓰게 됩니다.

이 방식에는 이점이 하나 더 있습니다. 중간에 멈춰도 된다는 것입니다. 한 단계만 넘긴 상태도 그 자체로 쓸 만합니다. 반대로 크게 만든 것은 다 이어지기 전까지 쓸 데가 없고, 끝내지 못하면 들인 시간이 그대로 사라집니다. 작게 넘긴 것은 끝내지 못해도 넘긴 만큼은 남습니다.

한 단계를 넘기고 멈춰 서서 손으로 하던 때와 대조하십시오.크게 이어 붙인 것은 고장이 났을 때 어디가 잘못됐는지 찾을 수 없습니다.

그래서 무엇부터 해 보면 되나요?

순서는 이렇습니다. 일주일 동안 반복한 일을 적어 보십시오. 그중 모양이 가장 같은 것 하나를 고르십시오. 그 일을 손으로 하면서 순서를 적으십시오. 그 순서의 한 단계만 넘기십시오. 그리고 멈춤 알림을 붙이십시오. 여기까지가 한 바퀴입니다.

첫 단계가 가장 지루하고 가장 중요합니다. 머리로 떠올린 반복되는 일과 실제로 적어 본 목록은 꽤 다릅니다. 가장 귀찮게 느껴지던 일이 실은 한 주에 한 번뿐이고, 아무 생각 없이 하던 일이 날마다 여러 차례인 경우가 흔합니다. 적어 보지 않으면 귀찮은 일부터 손대게 되고, 그 일은 대개 자주 하지 않는 일입니다.

손으로 하면서 순서를 적는 단계도 빼지 마십시오. 적어 보면 자기도 모르게 하던 판단이 드러납니다. 그 판단이 바로 사람 쪽에 남겨야 하는 자리입니다. 적지 않고 넘기면 그 판단이 통째로 사라지고, 나중에 결과가 왜 이상한지 설명할 수 없게 됩니다. 적어 둔 순서는 나중에 고장을 찾을 때도 그대로 쓰입니다.

가장 흔한 실수는 도구부터 고르는 것입니다. 무엇으로 할지 먼저 정해 놓으면 그 도구가 잘하는 일에 내 일을 맞추게 됩니다. 순서가 뒤집힌 것입니다. 넘길 일과 멈춤을 알 방법을 먼저 정하면 도구는 나중에 갈아 끼울 수 있는 부품이 됩니다. 도구는 바뀌지만 넘길 일을 가르는 기준은 오래 남습니다.

무엇을 자동화할까보다 멈추면 어떻게 알 것인가를 먼저 정하십시오.자동화의 진짜 비용은 만드는 데가 아니라 멈춘 것을 알아채는 데 있습니다.

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다음 편에서는 넘긴 일이 멈췄을 때 어디를 먼저 들여다보는지를 다루겠습니다. 이번 글이 멈춤을 알아채는 자리를 만드는 이야기였다면, 다음 글은 알아챈 다음에 무엇을 보고 어떻게 되돌리는지에 관한 이야기입니다. 넘긴 일을 되돌려 손으로 받아 내는 길까지 같이 적겠습니다.